PROCEDURA DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI FONDAZIONE ENEA TECH E BIOMEDICAL

DEFINIZIONI

“ANAC”	l’Autorità Nazionale Anticorruzione
“Codice Privacy”	il D.Lgs. 30 giugno 2003, 196 e successive modifiche ed integrazioni
“Decreto 231”	il D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 e successive modifiche ed integrazioni
“Decreto Whistleblowing”	il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 di “attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”
“Destinatario”	indica il destinatario delle Segnalazioni, individuato nel Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza
“Direttiva”	la Direttiva (UE) 2019/1937
“Facilitatore”	persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di effettuazione della Segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (si tratta di soggetti che avendo un legame qualificato con il Segnalante potrebbero subire ritorsioni in ragione di detta connessione).
“Fondazione” o “FETB”	la Fondazione Enea Tech e Biomedical
“GDPR”	il Regolamento (UE) 2016/679
“Modello 231”	il modello di organizzazione, gestione e controllo, ai sensi del Decreto 231, adottato dalla Fondazione
“Organismo di Vigilanza o “OdV”	l’organismo di vigilanza istituito ai sensi del Decreto 231 e i singoli componenti dello stesso
“Persona Coinvolta”	la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata
“Procedura”	la presente procedura approvata da Consiglio Direttivo della Fondazione in data 7 settembre 2023
“RPCT”	il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza della Fondazione
“Segnalanti”	i dipendenti, collaboratori, azionisti, persone che esercitano (anche in via di mero fatto) funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Fondazione, volontari e tirocinanti (retribuiti e non retribuiti) e altri soggetti terzi che interagiscano con la Fondazione fornendo beni o servizi o che realizzino opere (compresi, quindi, i fornitori, i consulenti, gli intermediari, ecc.) nonché stagisti o lavoratori in prova, candidati a rapporti di lavoro ed ex dipendenti
“Segnalazione”	la segnalazione presentata da un Segnalante ai sensi dei principi e delle regole di cui alla presente Procedura
“Segnalazione 231”	ha il significato indicato al paragrafo 2) della Procedura
“Segnalazione Anonima”	la Segnalazione non contenente dettagli che consentano o potrebbero consentire, anche indirettamente, l’identificazione del Segnalante
“Soggetti Collegati”	i soggetti ai quali sono applicabili le tutele che il Decreto Whistleblowing prevede per il Segnalante e che sono: (i) i facilitatori; (ii) persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate alla stessa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado; (iii) colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con il segnalante un rapporto abituale e corrente; (iv) enti di proprietà della persona segnalante o per i quali la stessa lavora o enti che operano nel medesimo contesto lavorativo
“Violazioni”	ha il significato indicato al paragrafo 2) della Procedura

 

 

 

1. INTRODUZIONE

La presente Procedura si applica a FETB e ha lo scopo di strutturare e disciplinare un sistema di segnalazioni di irregolarità nell’ambito dell’attività della Fondazione.

In particolare, la Procedura recepisce quanto previsto dal Decreto Whistleblowing, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Il Decreto 231 fa ora rimando al suddetto decreto per quanto riguarda le Segnalazioni interne, le sanzioni applicabili e il divieto di ritorsione in relazione alle stesse.

La Procedura è altresì conforme alla normativa in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, alle disposizioni di cui al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

2. LE SEGNALAZIONI

Le violazioni che possono essere segnalate ai sensi del Decreto Whistleblowing sono quelle che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, e che consistono in condotte illecite, atti o omissioni come di seguito riportati (di seguito anche “Violazioni”):

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3, 4, 5 e 6;
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 o violazioni del Modello 231, che non rientrano tra gli illeciti di seguito indicati (le “Segnalazioni 231”);
3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
5. atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse a atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 2), 3) e 4).

I motivi che hanno indotto il Segnalante a effettuare la Segnalazione sono irrilevanti ai fini della trattazione della Segnalazione e della protezione da misure ritorsive. Resta comunque fermo che non sono considerate Segnalazioni quelle aventi ad oggetto una contestazione, rivendicazione o richiesta legata ad un interesse di carattere personale del Segnalante ovvero inerenti al proprio rapporto di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate ovvero una contestazione, rivendicazione o richiesta legata ad un interesse della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro.

Resta ferma la possibilità per il Segnalante di effettuare Segnalazioni Anonime.

3. CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

La Fondazione ha attivato ai sensi del Decreto Whistleblowing i seguenti canali di segnalazione interna, che consentono l’invio di Segnalazioni in forma scritta e in forma orale e garantiscono la riservatezza del Segnalante e della Persona Coinvolta nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione:

• tramite posta ordinaria, al seguente indirizzo: “Fondazione Enea Tech e Biomedical, con sede legale in Via Po 12, 00198, Roma (RM), alla c.a. del RPCT”. In particolare, il Segnalante dovrà inserire in una prima busta chiusa i propri dati identificativi, unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento e in una seconda busta chiusa il contenuto della Segnalazione. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata al RPCT”;
• tramite richiesta di fissazione di un incontro diretto con il RPCT, inviata al seguente indirizzo di posta elettronica: rpct@eneatechbiomedical.it.

Tali canali di segnalazione interna sono stati istituiti dando adeguata informativa alle rappresentanze sindacali.

La piattaforma è accessibile attraverso il sito web di FETB, mediante apposita sezione.

4. DESTINATARIO DEL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

La Fondazione ha individuato quale Destinatario delle Segnalazioni il RPCT.

5. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
   1. Valutazione preliminare della segnalazione

Al ricevimento della Segnalazione, il Destinatario:

1. rilascia al Segnalante avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. svolge un’analisi preliminare dei contenuti della stessa, se ritenuto dallo stesso opportuno anche con il supporto di consulenti esterni specializzati, al fine di valutarne la rilevanza in relazione all’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing e, in generale, della Procedura;
3. archivia la Segnalazione qualora ritenga che la medesima non sia ammissibile in ragione di quanto previsto dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Procedura, come ad esempio:

• manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto riconducibili alle Violazioni tipizzate;
• accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente tale da non far comprendere il contenuto stesso della segnalazione;
• produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite.

In tal caso, il Destinatario ai sensi di quanto previsto dal Decreto Whistleblowing, dovrà avere cura di motivare per iscritto al Segnalante le ragioni dell’archiviazione;

4. laddove la Segnalazione non sia archiviata, provvede a coinvolgere tempestivamente l’Organismo di Vigilanza, al fine di valutare – in sessione congiunta – se la Segnalazione sia o meno qualificabile come una Segnalazione 231 e debba essere quindi gestita dal Destinatario con il supporto dell’Organismo di Vigilanza, in conformità con quanto previsto dalla presente Procedura;
5. prende in carico la gestione della Segnalazione e avvia le attività di gestione della Segnalazione.

Come previsto dall’art. 4, del Decreto Whistleblowing, la Segnalazione interna presentata a un soggetto diverso dal Destinatario deve essere trasmessa immediatamente (entro sette giorni) al Destinatario, dandone contestuale notizia al Segnalante.

1. 2. Gestione della Segnalazione

La gestione della Segnalazione avviene nel rispetto delle disposizioni di cui alla presente Procedura.

Nel gestire la Segnalazione, il Destinatario svolge le seguenti attività:

1. mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e – se necessario – richiede a quest’ultimo integrazioni;
2. fornisce diligente seguito alle Segnalazioni ricevute;
3. fornisce riscontro alla Segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine dei sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.

Il Destinatario ha facoltà di richiedere il supporto di funzioni interne o consulenti esterni specializzati, nel rispetto dei requisiti di riservatezza previsti dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Procedura.

Il Destinatario ha inoltre la facoltà di richiedere chiarimenti e/o integrazioni alla Persona Coinvolta durante lo svolgimento delle attività di gestione della Segnalazione.

1. 3. Attività di indagine interna

Il Destinatario al fine di valutare una Segnalazione può svolgere le opportune indagini interne necessarie sia direttamente sia incaricando – fermo restando l’obbligo di riservatezza – un soggetto interno o esterno alla Fondazione.

In relazione alle Segnalazioni 231 il Destinatario esercita tali attività di indagine con il supporto dell’Organismo di Vigilanza. Le interazioni tra il Destinatario e l’Organismo di Vigilanza avvengono per il tramite di riunioni congiunte, nel rispetto dei requisiti di riservatezza previsti dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Procedura.

1. 4. Chiusura del processo di gestione della segnalazione

Le evidenze raccolte durante le indagini interne vengono analizzate per comprendere il contesto della Segnalazione, per stabilire se si sia effettivamente verificata una Violazione rilevante ai sensi della presente Procedura e del Decreto Whistleblowing, nonché per identificare misure disciplinari e misure idonee a rimediare alla situazione che si sia determinata e/o a evitare che una simile situazione possa ripetersi in futuro.

In seguito alle suddette analisi e successive valutazioni, il Destinatario decide:

• se archiviare la Segnalazione qualora ritenga che la medesima non sia ammissibile in ragione di quanto previsto dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Procedura;
• se, alternativamente, dar seguito alla Segnalazione stessa con o senza provvedimenti.

In particolare, laddove sia stata accertata la commissione di una violazione, il Destinatario – con il supporto dell’Organismo di Vigilanza con riferimento alle Segnalazioni 231 – potrà:

1. proporre, sentita preliminarmente la funzione aziendale, l’instaurazione di un procedimento sanzionatorio nei confronti della Persona Coinvolta, nel rispetto della normativa, del sistema disciplinare interno, della contrattazione collettiva applicabile e del Modello 231;
2. valutare, sentita preliminarmente la funzione aziendale competente, l’opportunità di proporre un procedimento disciplinare nei confronti del Segnalante, nel caso di Segnalazioni in relazioni alle quali siano accertate la malafede e/o l’intento meramente diffamatorio, confermati anche dalla infondatezza della stessa Segnalazione;
3. concordare assieme alla funzione aziendale interessata dalla violazione, un eventuale action plan necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate, garantendo altresì il monitoraggio della sua attuazione.
   5. Conservazione della documentazione inerente alle Segnalazioni

Le Segnalazioni (e la documentazione correlata) sono conservate in un archivio dedicato, al quale può accedere il solo Destinatario, per il tempo necessario al trattamento delle stesse e, comunque, non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale del processo di gestione della Segnalazione.

6. RISERVATEZZA

L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni.

È opportuno considerare, inoltre, i seguenti obblighi specifici di riservatezza:

nel procedimento penale   →

l’identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti di cui all’art. 329 c.p.p.

nel procedimento disciplinare   →

a) l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa; b) qualora la contestazione disciplinare sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità. In tal caso, è dato avviso al Segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

7. MISURE DI PROTEZIONE
   1. Misure di protezione a tutela del Segnalante

Le Segnalazioni devono essere effettuate in buona fede, resta impregiudicata la responsabilità penale del Segnalante qualora una Segnalazione integri il reato di calunnia o di diffamazione o altre fattispecie di reato e salvi i casi di non punibilità di cui al Decreto Whistleblowing richiamati nel presente paragrafo 7.1. e al paragrafo 7.2.

Il Decreto Whistleblowing prevede le seguenti misure di protezione nei confronti del Segnalante e dei Soggetti Collegati:

• divieto di ritorsione in ragione di una Segnalazione;
• misure di sostegno, che consistono in informazioni, assistenza, consulenza a titolo gratuito da parte di enti del terzo settore indicati in un elenco disponibile sul sito dell’ANAC in merito alle modalità di segnalazione e alle previsioni normative in favore del Segnalante e della Persona Coinvolta;
• protezione dalle ritorsioni, che comprende:
  • la possibilità di comunicare all’ANAC le ritorsioni che si ritiene di aver subito a seguito di una Segnalazione;
  • la previsione di nullità degli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione, da far valere anche in sede giudiziaria;
• limitazioni di responsabilità in caso di rivelazione (o diffusione) di violazioni coperte da obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali oppure di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della Persona Coinvolta o denunciata, se
  • al momento della rivelazione (o diffusione) vi fossero fondati motivi per ritenere che la stessa fosse necessaria per svelare la Violazione; e
  • sussistessero le condizioni di cui al successivo paragrafo 7.2;
• limitazioni di responsabilità, salvo che il fatto costituisca reato, per l’acquisizione delle informazioni sulle Violazioni o per l’accesso alle stesse;
• sanzioni (come riportate nella presente Procedura, all’interno del paragrafo 9).
  2. Condizioni per l’applicazione delle misure di protezione

Le misure di protezione sopra elencate si applicano al Segnalante e ai Soggetti Collegati a condizione che:

1. al momento della Segnalazione, l’autore della Segnalazione avesse fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle Violazioni segnalate o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing e della presente Procedura;
2. la Segnalazione è stata effettuata in conformità a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Procedura.

Le misure di protezione trovano applicazione anche in caso di Segnalazione Anonima, se il Segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni.

In particolare, per ritorsioni si intendono le fattispecie previste dall’art. 17 del Decreto Whistleblowing, tra cui le seguenti fattispecie, che si riportano a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo:

1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
2. il mutamento di funzioni;
3. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
4. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
5. la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi.

8. DATA PROTECTION

Il trattamento dei dati personali nella gestione del canale di segnalazione interno e delle Segnalazioni ricevute deve essere effettuato a norma del GDPR e del Codice Privacy.

La Fondazione ha definito il proprio modello di ricevimento e gestione delle Segnalazioni interne, individuando misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione di impatto sulla protezione dei dati.

Il rapporto con fornitori esterni che trattano dati personali per conto della Fondazione deve essere disciplinato ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Le persone competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni ai sensi della presente Procedura devono essere autorizzate a trattare i dati personali relativi alle Segnalazioni ai sensi degli artt. 28 e 32 del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy.

Ai Segnalanti e alle Persone Coinvolte devono essere fornite idonee informazioni ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti, devono essere cancellati immediatamente.

9. SANZIONI

È soggetto a sanzioni pecuniarie da parte dell’ANAC chiunque si renda responsabile di una delle seguenti condotte:

• compimento di ritorsioni in relazione a Segnalazioni;
• ostacolo o tentato ostacolo all’effettuazione della Segnalazione;
• violazione degli obblighi di riservatezza previsti dalla Procedura e dal Decreto Whistleblowing;
• mancata istituzione dei canali di Segnalazione secondo i requisiti previsti dal Decreto Whistleblowing;
• mancata adozione di una procedura per l’effettuazione e la gestione delle Segnalazioni o mancata conformità della stessa al Decreto Whistleblowing;
• mancata verifica e analisi delle Segnalazioni ricevute.

Per tutte le condotte sopra elencate sono, inoltre, applicabili le sanzioni disciplinari previste dal Modello 231.

È, inoltre, prevista l’irrogazione di una sanzione disciplinare nei confronti del Segnalante quando è accertata in capo allo stesso: (i) anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero (ii) la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

10. SEGNALAZIONE ESTERNA

Il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna tramite il canale istituito e accessibile sul sito dell’ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) delle seguenti violazioni:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3, 4, 5 e 6;
2. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
4. atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse a atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
5. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri precedenti.

Si precisa che il ricorso al canale di segnalazione esterno istituito presso l’ANAC può avvenire solo se:

• il canale di segnalazione interna indicato nella Procedura non risulti attivo;
• il Segnalante abbia già effettuato una segnalazione al canale indicato nella Procedura e la stessa non abbia avuto seguito;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna tramite il canale previsto dalla presente Procedura, alla stessa non verrebbe dato seguito ovvero la segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione da segnalare possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

Per l’utilizzo di tale canale di segnalazione esterna o per il ricorso alla divulgazione pubblica si prega di fare riferimento alle linee guida e al sito ufficiale dell’ANAC.

11. INFORMAZIONE

Le informazioni sulla presente Procedura sono rese accessibili e disponibili a tutti, rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro e pubblicate anche in una sezione dedicata del sito internet aziendale.

12. FORMAZIONE

Le persone responsabili della raccolta e della gestione delle Segnalazioni di cui alla presente Procedura sono state specificamente formate.